Работа в разных часовых поясах: как работать эффективно и комфортно?

Галя Котягина, HRBP в департаменте развития

Наша команда разбросана по всему миру: мы работаем из Турции, России, Китая, Таиланда, Германии, Абхазии и других стран. Поэтому для нас нормально работать в середине часовых слотов. Например, разница времени между Новосибирском и Берлином - 5 часов. Соответственно, Новосибирск или города Китая планируют звонки с Европой на вторую половину дня. А европейцы и американцы - на утро.

Есть такой термин deep work, когда каждый работает по своим задачам, не отвлекаясь ни на что. Мы так работаем, пока другой часовой пояс спит. Например, в Европе время для deep work - после 16:00. Тишина, когда можно спокойно заняться своими текущими задачами. А утром, начиная с 9:00, у нас бесконечные звонки. Учитывая это, очень удобно планировать: просто составляешь план звонков на 2 недели вперед с учетом рабочего времени в других часовых поясах. 

Кстати мой личный лайфхак. Если я работаю с другим регионом, ко времени которого еще не привыкла, я настраиваю две шкалы времени в Google Календаре: свое и региона, с которым работаю. Это сильно упрощает работу.

С США другая история. Когда у нас 22:00, у них утро, и наоборот. Поэтому тут два пути: или работать с Америкой поздно вечером или очень рано утром. И здесь в привычный график с 9:00 до 18:00 не вписаться, ребята работают нестандартно. Кому-то комфортно поработать до 24:00, а кто-то приходит на работу в 6:00. Каждый выбрал  тот слот времени, который ему подходит. Если часовые пояса критично далеки друг от друга, например Шанхай и Нью-Йорк, мы никого не заставляем вставать в 4:00 для встреч или совместного обучения. В такой ситуации самый комфортный вариант - поделить звонок на две части.

В нашей работе важно хорошо понимать себя, ставить собственные границы и уважать время других. В какое время тебе удобно работать? А в какое - твоим коллегам? Во сколько ты работаешь, а когда твое свободное личное время? А на всю остальную часть дня вне работы мы давно научены включать беззвучный режим, иначе твой телефон обязательно зазвонит в 3:00, когда в США плановый совместный звонок после обеда.

 

Вадим Зибницкий, менеджер международных проектов

Я фанат того, чтобы поработать в ночь, а утром подольше поспать. Могу поработать до 3:00, а утром встать позже и начать работу тогда, когда проснутся другие часовые пояса.

Есть определенное время, когда взаимодействие наиболее активное. У меня это 14:00-15:00, когда пересекаются все часовые пояса. Активны страны Европы, Москва, Новосибирск, а я много работаю с Германией. До этого времени я занимаюсь ежедневными и операционными задачами, аналитикой или общаюсь с теми, кто со мной в одном часовом поясе. Личное время - утром и ближе к ночи. 

Если нужно созвониться с человеком с другого конца света, мы стараемся найти комфортное время для обоих, но зачастую все же приходится подстраиваться. У нас был клиент, который находился в США, в штате Нью-Йорк. Я работал старшим менеджером по сопровождению в Новосибирске и взял его на себя. И да, у нас регулярно были созвоны в 1:00-2:00 ночи.

Мы не работаем строго 8 часов, график очень разный. И тут важно уметь ставить приоритеты: какие-то вопросы нужно решать прямо сейчас вне зависимости от времени, а какие-то терпят до следующего дня. Форс-мажоры у нас нечасто, но случаются. И мы, как международная и клиентоориентированная компания, должны быть к ним готовы. Но и тут понимаешь со временем, где достаточно просто успокоить клиента и сделать это утром, а где действительно важно ответить ночью. Кстати, что касается ответов на звонки и сообщения ночью. В отделе сопровождения, который плотно работает с зарубежными франчайзи и клиентами, ребята организовали себе ночные дежурства. У них всегда, 24/7 есть сотрудник, который ответит на критичный и горящий запрос.

Важно понимать, что здесь все подстраиваются под всех. Нужна самоорганизация и готовность к тому, что день будет рваный. Здесь нет такого, что встал из-за стола и все, рабочий день закончен. Бывает такое, что до 15:00 поработал, потом занялся своими делами, а к 18:00 себя снова нужно организовать, собраться и поработать еще часа 3.
 

Данил Чесноков, руководитель внедрения и развития международных продуктов

Я жаворонок и в 22:00 начинаю терять сознание, поэтому мне комфортнее всего начинать звонки в 5-6 утра, а это как раз все часовые пояса США. Важно учитывать свои природные особенности и выстраивать график, учитывая это. Например, у меня полная загрузка утром, вторая половина дня более лайтовая. И в таком графике у меня все рабочие и личные дела. Хотя, конечно, случаются форс-мажоры, тогда просто берешь и делаешь.

Например, сейчас мы начинаем обучение франчайзи в Чикаго, США. Если в 10:00 им комфортно, то моя работоспособность в 22:00 уже не та. А вот в 6:00 я вполне готов и им в 18:00 тоже комфортно. Таким образом ищешь время, которые устроит всех. 

Случается, что такое идеальное время трудно найти, у всех плотный график. Тогда, конечно, я готов созвониться в некомфортное для меня время, но стоит подумать заранее, как упростить процесс. Например, я могу включить запись разговора и быть более расслабленным, а утром переслушать разговор со свежей головой и продолжить общение. Это важное умение, но у нас оно особо ценится. Умение находить компромиссы, идти друг к другу на встречу и договариваться. 

 

Важно приоритезировать задачи. Когда я только начал работать в компании, я, конечно, хватался за каждую задачу, выполнял ее в любое время, и скоро моя эффективность поползла вниз. А сейчас, имея достаточный опыт я хорошо понимаю - есть задачи важные и срочные, а есть - важные, но готовые потерпеть до утра. А есть и неважные и готовые потерпеть еще больше. Поэтому я стараюсь заранее пообщаться с человеком, выяснить, какая задача, зачем ее нужно выполнить важно и срочно, и точно ли она настолько срочная, что не может решиться через 5-6 часов. И, как правило, очень многие задачи можно решить позже, в более комфортное для всех время. Нужно выстраивать работу таким образом, чтобы ночных пожаров не случалось.

Еще важный момент - ответственность. Например, если я встаю для созвона в 5:00, в США в 17:00 не могут просто взять и пойти пить кофе, веселиться с друзьями и отменить нашу встречу. И наоборот. Все уважают время друг друга. 

Честно говоря, я совсем не самоорганизованный, любитель делать все в последний момент. Поэтому не буду говорить про календари и тайм-менеджмент. Тысяча календарей не поможет, если нет внутреннего понимания, зачем ты что-то делаешь. Когда ты не погружаешься, не вовлекаешься, не держишь слово, о чем может идти речь? Это внутренние качества, которые трекерами и планировщиками не развить. Начинать нужно с них, всегда с них.